日々の業務に追われている方へ。AI導入で、本来向き合うべき仕事に時間を戻す

朝からメールを返して、資料を探して、社内の確認に答える。打ち合わせが終われば、記録をまとめて、次の準備をする。

気づけば夕方。今日やろうと思っていたことには、まだ手をつけられていない。

日々の業務に追われていると、こうした一日が続くことがあります。

取引先への提案を、もう少し考えたい。サービスを見直したい。新しい事業の種を育てたい。でも、目の前の対応を止めるわけにもいかない。

私は、AI導入を考えるとき、こうした「やりたいのに、できていない仕事」に目を向けたいと思っています。

何を速くできるか。その先に、空いた時間で何に向き合えるようにするのか。そこまで考えて、AIを使いたいのです。

忙しい理由を、自分の能力だけで考えない

仕事が終わらないと、「もっと手際よくやらないと」と思うかもしれません。

もちろん、進め方を工夫できる部分はあるでしょう。ただ、どれだけ頑張っても、今の仕事の流れのままでは負担が減らないこともあります。

例えば、同じ内容を何度も説明している。過去の資料がどこにあるか分からず、毎回探している。一つの情報を、複数の管理表に入力している。担当者に聞かないと分からないため、確認する人も、聞かれる人も仕事が止まる。

一件ずつ見れば、小さな作業です。でも、それが一日に何度も起きれば、まとまった時間が取れなくなります。

ここで考えたいのは、「どうすればもっと速くこなせるか」だけではありません。

そもそも、なぜその作業が毎回必要になるのか。

この問いを持つと、見直す対象が、自分の頑張り方から仕事の仕組みへ変わってきます。

AIを足す前に、手間が生まれている場所を見る

AIを使えば、文章をまとめることや、回答の下書きをつくることを補助できます。

ただ、使うたびに資料を探し、必要な情報を集め、指示を入力し、出てきた内容を別の場所へ貼り直しているとしたらどうでしょうか。

文章をつくる時間は短くなっても、その前後に手間が残っています。確認や修正が増えれば、思ったほど楽にならないかもしれません。

だから、私はAIを入れる箇所だけを切り取って考えたくありません。

情報はどこから来るのか。誰が何を確認しているのか。終わった情報はどこへ渡すのか。その流れを見て、不要な作業を減らし、必要な情報を整理する。そのうえで、AIが役立つ部分を決めていきます。

二重入力なら、システムの連携で解消できるかもしれません。同じ質問が繰り返されるなら、まず回答を共有するだけで負担が減るかもしれません。

AIを使うことを先に決めなくてもいい。困っていることを解消するために、使い方を考えればいいのです。

例えば、問い合わせへの返信が一日を埋めているなら

仮に、経営者自身が、日々の問い合わせに一件ずつ対応している会社を考えてみます。

営業時間やサービスの基本的な内容を案内する質問もあれば、個別の事情を聞いて判断しなければならない相談もある。それらが同じ受信箱に入り、その都度、過去の資料を探して返事を書いている状態です。

この場合、すべてを自動返信にすればよいとは思いません。

まず、繰り返し聞かれることと、個別の判断が必要なことを分ける。回答に使う情報を整え、誰が更新するかも決める。その情報をもとに、AIに問い合わせの整理や返信の下書きを補助させる方法を検討します。

料金の例外や対応の可否など、約束につながる内容は人が確認する。分からないものを無理に回答させず、担当者へ回す。扱う情報に応じて、利用する環境や閲覧できる範囲も決めておきます。

目指すのは、相手への対応を雑にすることではありません。

調べ直したり、同じ文章を書き直したりする時間を減らして、事情を聞く必要のある相手に、きちんと向き合えるようにすることです。

これなら、「返信を何件処理できたか」に加えて、「相談の中身を考える時間が取れるようになったか」も、改善の目安になります。

空いた時間の使い道も、先に考えておく

作業時間が減っても、空いたところに別の作業が入れば、一日はまた埋まります。

そこで、業務を見直すときには、「時間ができたら取り組みたいこと」も一つ決めておいてほしいと思います。

例えば、取引先への提案を考える時間。ユーザーの声を聞き、サービスを改善する時間。スタッフと話し、任せ方を見直す時間。

忙しさの中で後回しになっているけれど、事業にとって必要な仕事があるはずです。

私たちは、ユーザーを理解し、相手の問題を解消できる価値を届けることを大事にしています。そのためには、相手の状況を知り、考える時間が必要です。

AIによる業務改善も、そこにつながっています。人が担うことで提供価値が高まる仕事に、時間を戻したいのです。

まずは、今日何度も手を止めた仕事を一つ

日々の業務に追われている方に、「まず全部の業務を整理しましょう」と言っても、その時間を取るのが難しいと思います。

最初は一つで構いません。

今日、「またこれをやっているな」と感じた仕事を思い出してみてください。

• 何がきっかけで、その作業が発生しましたか。
• どこで探したり、確認したり、待ったりしましたか。
• 毎回自分が判断する必要のある部分は、どこでしたか。

ここを分けるだけでも、なくせる作業、仕組みに任せられる作業、人が向き合うべき部分を考えやすくなります。

一つ見直したら、準備や確認まで含めて負担が減ったかを確かめる。現場で使い続けられるかを見ながら、少しずつ広げていけばいいと思います。

SalesboxのAI導入支援も、今どんな仕事に追われていて、本当は何に時間を使いたいのかを理解するところから始めます。

「AIで何ができますか？」の前に、「毎日これに時間を取られているんです」という話を聞かせてください。そこから、仕事の流れを一緒に考えたいと思っています。

関連する考え方は、「AI導入の目的は『業務効率化』ではない。事業を改善するためのAI活用」でもお伝えしています。